GİZLİLİK POLİTİKASI

Brotek Teknoloji A.Ş., Türkiye Cumhuriyeti kanunlarınauygun şekilde kurulmuş ve mevcut olan, merkezi Esentepe Mah. Büyükdere Cad.No:175/7 Kat:B4 34360 Şişli/İSTANBUL adresinde bulunan, bağlı ortaklıkları veiştirakleri ile birlikte (“COENSIO”, “Şirket” veya “biz”), gizliliğinizinkorunmasına ve saygı gösterilmesine önem vermektedir.

Bu gizlilik politikası (“Gizlilik Politikası”),coens.io internet sitemiz (“Platform”) üzerinden sunulan ve “KullanımŞartları”nda tanımlanan hizmetler dâhil olmak üzere sizi tanımlayan veyasizinle ilişkilendirilebilecek verilerin (“Kişisel Veri”) nasıl toplandığını,kullanıldığını, paylaşıldığını ve korunduğunu ve bu verilerin toplanması vekullanımı konusundaki tercihlerinizi açıklamaktadır.

COENSIO; işe alım uzmanları, insan kaynaklarıprofesyonelleri ve yöneticiler için aday ön değerlendirme hizmetleri sunan,makine öğrenmesi teknolojilerini kullanan bir teknoloji şirketidir. COENSIO;işverenlerin ve müşterilerin (“Müşteriler”), çalışanları ve adayları (“TestKatılımcıları”) Platform üzerinden yetenek, kişilik ve beceri testlerineyönlendirebildiği bir değerlendirme platformu işletmektedir. İşbu GizlilikPolitikası; Platform’a erişen veya Platform’u kullanan tüm ziyaretçiler,kullanıcılar ve diğer kişiler (“Kullanıcılar”) için geçerlidir.

Platform’a erişmeden veya Platform’u kullanmadan öncebu Gizlilik Politikası’nı okuduğunuzdan ve anladığınızdan emin olmanızı ricaederiz. Bu Gizlilik Politikası, tarafınıza e-posta yoluyla bildirimdebulunularak veya internet sitesinde duyuru yayımlanarak herhangi bir zamandadeğiştirilebilir. Aksi belirtilmedikçe, değişiklikler duyuruda belirtilentarihte yürürlüğe girer. Güncel sürümü takip etmek Kullanıcınınsorumluluğundadır. İşbu Gizlilik Politikası en son 14.01.2026 tarihinde güncellenmiştir.

1. Topladığımız Bilgiler

1.1 Platform Kullanımı SırasındaOtomatik Olarak Toplanan Bilgiler

a)Log Dosyası Bilgileri:

Platform’u ziyaret ettiğinizde tarayıcınızıngönderdiği bilgileri toplarız. Bu bilgiler; IP adresiniz, tarayıcı türü vesürümü, Platform’da ziyaret ettiğiniz sayfalar, ziyaret tarihi ve saati, busayfalarda geçirilen süre ve benzeri istatistikleri içerebilir.

b) Analitik Hizmetler (Kişisel Olmayan Veriler):[D1] 

Platformüzerindeki trafik ve kullanım eğilimlerini ölçmemize yardımcı olmak amacıylaüçüncü taraf analiz araçları kullanmaktayız. Bu araçlar; ziyaret ettiğiniz websayfaları, eklentiler ve Platformu geliştirmemize yardımcı olan diğer bilgilerdâhil olmak üzere, cihazınızdan veya Platformumuzdan iletilen bilgileri toplar.Söz konusu araçlar, günlük (log) bilgilerinizi ve davranış bilgilerinizi anonimşekilde toplamak amacıyla cihazınıza yerleştirilen metin dosyaları olançerezleri kullanır. Bu analiz verileri, belirli bir Kullanıcının makul surettetanımlanmasını mümkün kılmayacak şekilde, diğer Kullanıcılara ait analizverileriyle birlikte toplanmakta ve kullanılmaktadır. Google Analyticsözelinde; Google Analytics, sizi tanımlamak amacıyla web tarayıcınıza kalıcıbir çerez yerleştirse de, bu çerez yalnızca Google tarafından kullanılabilir.Google Analytics aracılığıyla ziyaretlerinize ilişkin toplanan bilgilerinGoogle tarafından kullanımı ve paylaşımı, Google Analytics Kullanım Şartları veGoogle Gizlilik Politikası ile sınırlandırılmıştır. Çerezleri devre dışıbırakarak Google Analytics’in sizi sonraki ziyaretlerinizde tanımasınıengelleyebilirsiniz.

i)  DoubleClick Çerezi: Google, üçüncü taraf sağlayıcı olarak Platform’da reklamsunmak amacıyla çerezler kullanır. DoubleClick çerezi, kullanıcılarınPlatform’a veya diğer internet sitelerine yaptığı ziyaretlere dayanarak reklamsunulmasını sağlar. İlgi alanına dayalı reklamlardan Google Reklam Ayarlarıüzerinden çıkabilirsiniz.

ii)  Yeniden Pazarlama: Platform’u ziyaret ettikten sonra üçüncü taraf internet sitelerindereklam sunmak amacıyla yeniden pazarlama hizmetlerinden yararlanılmaktadır.

iii) Google: Google Ads yeniden pazarlama hizmeti,Google Inc. tarafından sağlanmaktadır. Google Analytics Görüntülü Reklamcılıközelliğini devre dışı bırakabilir ve Google Görüntülü Reklam Ağı reklamlarını GoogleReklam Ayarları sayfasını ziyaret ederek özelleştirebilirsiniz. Googleayrıca, web tarayıcınız için Google Analytics Kapsamı Dışında Kalma TarayıcıEklentisinin yüklenmesini önermektedir. Bu hizmet, ziyaretçilereverilerinin Google Analytics tarafından toplanmasını ve kullanılmasınıengelleme imkânı sunar. Google’ın gizlilik uygulamaları hakkında daha fazlabilgi almak için Google Gizlilik ve Şartlar web sayfasını ziyaretedebilirsiniz.

1.2. Platform KapsamındaTarafınızdan Sağlanan ve İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik verisi: Adınız, soyadınız, anne vebaba adınız, anne kızlık soyadınız, doğum tarihiniz ve yeriniz, cinsiyetiniz,medeni durumunuz, milliyetiniz, nüfus cüzdanı seri ve sıra numaranız, T.C.kimlik numaranız vb.

• İletişim ve lokasyon verisi: E-postaadresiniz, adresiniz, cep telefonu numaranız, kayıtlı elektronik posta (KEP)adresiniz, adres numaranız, konum bilgileri vb.

• Eğitim verileri: Öğrenim durumunuz, diplomave sertifika bilgileriniz, uzmanlık alanlarınız, yabancı dil bilgileriniz,eğitim ve becerileriniz, katıldığınız seminer ve kurslar, bilgisayar bilginiz,sınav bilgileriniz vb.

• İş deneyimi ve özlük verileri: Toplam meslekitecrübeniz, çalışma durumunuz, görev, pozisyon ve unvan bilgileriniz, işdeneyimleriniz (firma adları, çalışma süreleri, iş tanımları), özgeçmişbilgileriniz, işe giriş belgeleriniz, bordro bilgileriniz, performansdeğerlendirme raporlarınız, disiplin soruşturması kayıtlarınız, bölüm,departman ve temsil yetkisi bilgileri vb.

• Özel nitelikli kişisel veriler: Paylaşmanızhâlinde veya ekran kaydı ya da kamera aracılığıyla elde edilmesi durumunda;ırkınız, etnik kökeniniz, siyasi düşünceniz, felsefi inancınız, dininiz,mezhebiniz veya diğer inançlarınız, kılık ve kıyafetiniz, dernek, vakıf ya dasendika üyeliğiniz, sağlığınıza ilişkin bilgileriniz (engellilik durumu, kangrubu, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan tıbbi cihaz veya protez bilgilerivb.), cinsel hayatınız, ceza mahkûmiyetiniz ve güvenlik tedbirlerine ilişkinverileriniz ile biyometrik ve genetik verileriniz vb.

• Görsel ve işitsel veriler: Değerlendirmesırasında tam ekran modundan çıkılması veya farklı bir sekme/uygulamayageçilmesi hâlinde alınan kısa süreli ekran kayıtları ile değerlendirmesürecinde kameranın açık olması durumunda adaylara ait fotoğraf ve/veya videokayıtları.

• Davranışsal veriler: Oturum süresince yapılansekme geçişleri, ekran değişiklikleri, değerlendirme ekranına dönüş zamanları,test yanıtları ve benzeri kullanım verileri.

• Rapor verileri: Yapay zekâ sistemleritarafından ekran kayıtlarının analiz edilmesi sonucunda üretilen, adayındeğerlendirme sürecindeki davranışlarını özetleyen yazılı raporlar.

• Müşteri işlem verileri: Hizmet satın alma vesözleşme bilgileriniz, çağrı merkezi kayıtlarınız, faturalama ve ödemekayıtlarınız, fatura, çek, senet bilgileri, gişe dekontları, sipariş ve talepbilgileri vb.

• Finansal veriler: Banka hesap bilgileriniz,vergi numaranız, alacak ve borç bakiyeniz, fatura, çek ve senet bilgileri vb.

• İşlem güvenliği verileri: IP adresibilgileriniz, internet sitesi ve platform giriş-çıkış kayıtlarınız, kullanıcılogları, şifre ve parola bilgileri vb.

• Hukuki işlem verileri: Adli ve idarimakamlarla yapılan yazışmalarda yer alan bilgileriniz, dava ve icra dosyalarınailişkin bilgileriniz vb.

• Pazarlama verileri:Alışveriş geçmişi bilgileri, anket verileri, çerez kayıtları, kampanya vetanıtım faaliyetleri kapsamında elde edilen bilgiler vb.

2. Kişisel Verilerin Kullanımı

Kişisel verilerinizi, Platformumuzda sunulanHizmetleri sağlamak ve desteklemek amacıyla aşağıdaki şekillerde kullanmaktayız:

a) Hizmet sunumu:Rezervasyonunu yaptığınız, katıldığınız veya geliştirdiğiniz testlerinyürütülmesi ve yönetilmesi amacıyla bilgilerin kullanılması;

b) İletişim: Platform hakkında sizibilgilendirmek amacıyla e-posta, bülten ve diğer mesajların gönderilmesi. Builetişimlerin bir kısmını veya tamamını, iletilerde yer alan abonelikten çıkmabağlantısını takip ederek almaktan vazgeçebilirsiniz. Ayrıca kişisel verileriniz,Platforma ilişkin tarafınızca iletilen talep, soru ve şikâyetlerindeğerlendirilmesi ve yanıtlanması amacıyla da kullanılmaktadır;

c) Web sitesi izleme: Platformun ve diğerteknolojik hizmetlerimizin uygun şekilde kullanılıp kullanılmadığının kontroledilmesi ve işlevselliğinin optimize edilmesi;

d) Platformun iyileştirilmesi: Platformun etkinliğiningeliştirilmesi, test edilmesi ve izlenmesi ile teknolojik sorunların tespitiveya giderilmesi;

e) Tedarikçi yönetimi: Tarafımıza hizmet sunantedarikçilerin yönetilmesi;

f) Kolay erişim: Platforma giriş yaptıktansonra bilgilerinize hızlı ve etkin şekilde erişmenizi sağlamak ve ziyaretinizsırasında veya bir sonraki ziyaretinizde bilgileri tekrar girmenize gerekkalmaması için bilgilerin hatırlanması;

g) İstatistikler: Toplamziyaretçi sayısı, trafik, demografik eğilimler ve test sonuçlarındaki eğilimlergibi metriklerin anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış şekilde izlenmesi;

h) Geliştirme: Yeni ürün veözelliklerin geliştirilmesi ve test edilmesi;

i) Kıyaslama (Benchmark):Müşterilerimize kıyaslama verileri sunmak ve hizmetlerimizi geliştirmekamacıyla, anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış test puanları iletoplulaştırılmış demografik verilerin kullanılması.

3. Kişisel Verilerin İşlenmeSebepleri

Kişisel verileriniz aşağıdaki nedenlerleişlenmektedir:

a) Açık rızanızın bulunması;

b) Bir sözleşmenin kurulması veyaifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle, sözleşmenin taraflarına aitkişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması;

c) Temel hak ve özgürlüklerinizezarar vermemek kaydıyla, bizim veya üçüncü bir tarafın meşru menfaatleri içinkişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

4. Kişisel Verilerin Paylaşımı

Kişisel verileriniz aşağıdaki kişi ve kuruluşlarlapaylaşılmaktadır:

İşveren Müşteriler: Test katılımcılarınailişkin toplanan veriler testi talep eden işveren müşteriler ilepaylaşılabilmektedir. Ancak değerlendirme sürecinde alınan ekran görüntüleri vekısa süreli ekran video direkt olarak işverenle paylaşılmaz. Bu kayıtlar yalnızcayapay zekâ sistemi tarafından analiz edilmekte ve analiz sonucunda oluşturulanözet rapor değerlendirmeyi yapan işveren müşteri ile paylaşılmaktadır. Kişiselverileriniz hiçbir surette üçüncü kişilere kiralanmaz veya satılmaz.

Test sonuçları: Test katılımcılarına aitbilgiler, kendilerine test uygulayan müşterilerle paylaşılmaktadır.

Tedarikçiler: Bilgi teknolojileri veiletişim tedarikçileri, dış kaynaklı iş destek hizmetleri, iş zekâsı, pazarlamave reklam ajansları ile yedekleme hizmeti sağlayıcıları dâhil olmak üzere,faaliyetlerimizi destekleyen tedarikçilerle paylaşım yapılmaktadır. Tedarikçilerimiz,bilgi güvenliğine ilişkin belirli standartları sağlamakla yükümlüdür vekendilerine yalnızca görevleriyle sınırlı olacak şekilde veri aktarımı yapılır.

Kontrol değişikliği: COENSIO’nun veyavarlıklarının bir kısmının ya da tamamının başka bir kuruluşa satılması veyadevredilmesi hâlinde (örneğin birleşme, devralma, iflas, fesih veya tasfiyegibi işlemler kapsamında), Platform aracılığıyla toplanan kişisel verilerinizde devredilen varlıklar arasında yer alabilir. Devralan taraf, işbu GizlilikPolitikası kapsamında tarafımızca verilen taahhütlere uymakla yükümlüolacaktır.

Hukuki talepler ve zararınönlenmesi:Hukuki bir talep (arama emri, mahkeme kararı vb.) karşısında, yasalyükümlülükler gereği hareket edilmesi gerektiğine iyi niyetle kanaat getirmemizhâlinde, kişisel verilerinize erişebilir, bu verileri muhafaza edebilir vepaylaşabiliriz. Ayrıca; (i) dolandırıcılık ve diğer hukuka aykırı faaliyetlerintespiti, önlenmesi ve bunlarla mücadele edilmesi ve (ii) yürütülensoruşturmalar kapsamında kendimizin, sizin ve üçüncü kişilerin korunması amacıylada kişisel verilerinize erişebilir, bunları saklayabilir ve paylaşabiliriz. Hakkınızdaelde ettiğimiz bilgiler; bir hukuki talep veya yükümlülüğe konu olması, resmîmakamlarca yürütülen bir soruşturma kapsamında bulunması, kullanımşartlarımızın veya politikalarımızın ihlal edildiğine ilişkin incelemelere konuolması ya da sair şekilde zararın önlenmesi amacıyla gerekli olması hâllerinde,uzun süreli olarak erişilebilir, işlenebilir ve muhafaza edilebilir.

6. Güvenlik

COENSIO, kişisel verilerinizi kayba veya hukuka aykırıişlenmeye karşı korumak amacıyla, en güncel teknolojileri kullanarak uygunteknik ve idari tedbirleri almıştır. Platform aracılığıyla toplanan bilgileringüvenliğini sağlamak için çeşitli güvenlik önlemleri uygulanmakta olup,hesabınıza erişim sağlanmadan önce kimliğinizin doğrulanması amacıyla (örneğinsize özgü bir şifre talep edilmesi gibi) gerekli adımlar atılmaktadır. Bununlabirlikte, tarafımıza ilettiğiniz bilgilerin güvenliğini tamamen garantiedemeyeceğimizi veya Platform üzerindeki bilgilerin yetkisiz erişim, ifşa,değiştirme ya da imhaya uğramayacağını taahhüt edemeyiz. Bu noktada sizin degerekli özeni göstermenizi rica ederiz. Size ait şifrenin ve hesap bilgileriningizliliğinin korunması ile sizinle aramızdaki e-posta iletişimine erişiminkontrolü her zaman sizin sorumluluğunuzdadır. Diğer herhangi bir kuruluşunişlevselliği, gizlilik uygulamaları veya güvenlik önlemlerinden COENSIO sorumludeğildir.

7. Haklarınız

6698 sayılı Kişisel VerilerinKorunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca bize başvurarak aşağıdaki haklarınızıkullanabilirsiniz:

• Hakkınızda     kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin     bilgi talep etme,
• Kişisel     verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp     kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel     verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri     öğrenme,
• Eksik     veya yanlış işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini talep etme ve bu     kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere     bildirilmesini isteme,
• KVKK’nın     7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin     silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme ve     bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere     bildirilmesini isteme,
• Münhasıran     otomatik sistemler vasıtasıyla yapılan analizler sonucunda aleyhinize bir     sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel     verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız     hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verilerinizGDPR uyarınca da korunmaktadır. GDPR’ın yetkialanına girildiği hallerde (Avrupa Birliği vatandaşları veya Avrupa Birliğiülkelerinde ikamet edenler) Veri Sahipleriaşağıdaki haklarını kullanabilirler:

·     Kendisiyle ilgili kişiselverilerin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talepetme (Erişim Hakkı, GDPR madde 15),

·     Kişisel verilerinin eksik veyayanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme (DüzeltmeHakkı, GDPR madde 16),

·     GDPR madde 17’de belirtilenşartların varlığı hâlinde kişisel verilerinin silinmesini talep etme (SilmeHakkı, GDPR madde 17),

·     Kişisel verilerinin işlenmesininkısıtlanmasını talep etme; örneğin verilerin doğruluğuna itiraz edilmesi veyaişleme faaliyetinin hukuka aykırı olması hâllerinde, verilerin kullanımınınsınırlandırılmasını isteme (İşlemenin Kısıtlanması Hakkı, GDPR madde 18),

·     Kişisel verilerinin işlenmesineitiraz etme (İtiraz Hakkı, GDPR madde 21),

·     Teknik olarak mümkün olmasıhâlinde, COENSIO uhdesinde bulunan kişisel verilerinin başka bir verisorumlusuna aktarılmasını talep etme (Veri Taşınabilirliği Hakkı, GDPR madde20).

8. Üçüncü Taraf Uygulamalar, WebSiteleri ve Hizmetler

Platformumuzdan bağlantı verilen veya Platformumuzabağlantı içeren herhangi bir uygulama, web sitesi veya hizmetinuygulamalarından; bu mecralarda yer alan bilgi veya içeriklerden sorumludeğiliz. Platformumuzdan başka bir uygulama, web sitesi veya hizmeteyönlendiren bir bağlantıyı kullandığınızda, işbu Gizlilik Politikasının sözkonusu üçüncü taraf uygulama, web sitesi veya hizmetler bakımından geçerliolmadığını lütfen unutmayınız.

Platformlarımızda bağlantısı bulunanlar dâhil olmaküzere, herhangi bir üçüncü taraf uygulama, web sitesi veya hizmet üzerindekigezinme ve etkileşimleriniz, ilgili üçüncü tarafın kendi kural vepolitikalarına tabidir. Ayrıca, hesabınıza erişim yetkisi verdiğiniz üçüncütaraflar üzerinde herhangi bir kontrolümüz bulunmadığını ve bu taraflardansorumlu olmadığımızı kabul etmektesiniz.

Üçüncü bir taraf uygulaması, web sitesi veya hizmetikullanmanız ve bu taraflara hesabınıza erişim izni vermeniz hâlinde, buişlemleri kendi sorumluluğunuzda gerçekleştirdiğinizi kabul edersiniz.

9. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verilerinizi, genel olarak Platformumuzdasunulan hizmetleri sağlamak için gerekli olduğu süre boyunca saklarız. Bununlabirlikte, yasal, muhasebesel veya düzenleyici yükümlülüklerimizin yerinegetirilmesi amacıyla verilerinizin saklanması gerekebilir.

Değerlendirme sırasında alınanfotoğraf/video kayıtları ile ekran kayıtları 6 ay süreyle saklanmaktadır.

Analiz sonucu oluşturulan yazılıraporlar, işverenin erişimine sunulmak üzere gerekli süre boyunca saklanabilir.

Diğer kişisel verileriniz ise,sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi, değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,denetim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi gibi amaçlarla 1-10 yıl arasısürelerle muhafaza edilmektedir.

Bu bilgiler, saklamasüresinin sona ermesi hâlinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâlegetirilmektedir.

10. Kişisel VerilerinizinSaklanma Yeri

Kişisel verileriniz, veri saklama ve barındırmahizmetlerinin sağlanabilmesi amacıyla yurt içi ve/veya yurt dışındakisunucularda saklanmaktadır. Söz konusu veriler, yürürlükteki yerel veri korumamevzuatına uygun şekilde korunmaktadır.

Bu kapsamda kişisel verileriniz; bilgi teknolojilerialtyapı hizmeti sağlayıcıları, bulut bilişim ve veri barındırma hizmeti sunanyurt içi ve/veya yurt dışı teknik hizmet sağlayıcılarla, veri saklama vebarındırma hizmetlerinin temini amacıyla paylaşılabilecektir.

Kişisel verileriniz, veri koruma mevzuatınınbulunduğunuz ülkedekinden farklı olabileceği eyalet, il, ülke veya diğer resmîyargı alanlarında bulunan sunuculara aktarılabilir ve bu ortamlardasaklanabilir. Tarafımıza bilgi sağlamayı tercih etmeniz hâlinde, kişiselverilerinizin yurt içi ve/veya yurt dışındaki bu teknik hizmet sağlayıcılarınaaktarılabileceğini kabul etmiş sayılırsınız.

3. Use Of Personel Data

1. We use your personal data to help us provide and support the Services on our Platform. Here is how:

a) Service provision:we use the information to carry out and administer the tests you book, take or develop;

b) Communication:sending emails, newsletters, and other messages to keep you informed of the Platform. You may opt out of receiving any, or all, of these communications from us by following the unsubscribe link. We also use the personal data to deal with inquiries and complaints made by you relating to the Platform and to address your questions, issues, and concerns;

c) Website monitoring:to check the Platform and our other technology services are being used appropriately and to optimize their functionality;

d) Platform optimization:improve, test, and monitor the effectiveness of our Platform and diagnose or fix technology problems;

e) Managing suppliers:who deliver services to us;

f) Easy access:to help you efficiently access your information after you sign in and to remember information so you will not have to re-enter it during your visit or the next time you visit the Platform;

g) Statistics:monitor metrics such as total number of visitors, traffic, demographic patterns, and patterns in our test results (on an anonymized and aggregated basis);

h) Development:develop and test new products and features.

i)Benchmarks:use aggregated and anonymized test scores and aggregated demographics to provide benchmarks to our customers and improve our services.

4. Reasons For Using Your Personel Data

1. We will process your personal data for a number of reasons:

a) You have given us an explicit consent;

b) It’s necessary for us to process your personal data regarding the performance of a contract.

c) Processing is necessary for our legitimate business interests or those of a third party: provided this does not override any interests or rights that you have as an individual. Our legitimate interests are:

• • • managing our business and relationship with you or your company or organization;
    • understanding and responding to inquiries and User feedback;
    • understanding how our Users use the Platform;
    • identifying what our Users want and developing our relationship with you, your company or organization;
    • improving our Platform and offerings;
    • developing relationships with business partners;
    • sharing data in connection with acquisitions and transfers of our business.

5. With Whom Do We Share Your Personel Data?

1. We share your information with others as follows:

• Customers: We share information of Subject-matter experts with (prospective) customers, to inform them about the Subject-matter expert’s background and credentials, as is provided by the Subject-matter expert themselves. We will not rent or sell your information to any third parties;
• Test results: We share information of Test Takers with customers who administered tests to them; we share feedback of Test Takers and customers on tests with the Subject-matter experts who authored those tests.
• Suppliers: who support our business including IT and communication suppliers, outsourced business support, business intelligence, marketing, and advertising agencies, and back-up vendors. Our suppliers have to meet standards regarding information security and they will only be provided data in line with their function.
• Change of control: If we sell or otherwise transfer part or the whole of COENSIO or our assets to another organization (e.g., in the course of a transaction like a merger, acquisition, bankruptcy, dissolution, liquidation), your information and any other information collected through the Platform may be among the items sold or transferred. The buyer or transferee will have to honor the commitments we have made in this Privacy Policy.
• Legal requests and preventing harm: We may access, preserve and share your personal data in response to a legal request (like a search warrant, court order etc.) if we have a good faith belief that the law requires us to do so. We may also access, preserve and share information when we have a good faith belief it is necessary to (i) detect, prevent and address fraud and other illegal activity and (ii) to protect ourselves, you, and others, including as part of investigations. Information we receive about you may be accessed, processed, and retained for an extended period of time when it is the subject of a legal request or obligation, governmental investigation, or investigations concerning possible violations of our terms or policies, or otherwise to prevent harm.

2. Safety And Security

1. COENSIO has taken appropriate technical and organizational measures by using the latest technologies to protect your personal data against loss or unlawful processing. We use safeguards to help keep the information collected through the Platform secure and take steps (such as requesting a unique password) to verify your identity before granting you access to your account. However, we cannot ensure the security of any information you transmit to us or guarantee that information on the Platform may not be accessed, disclosed, altered, or destroyed. We request you to do your part to help us. You are responsible for maintaining the secrecy of your unique password and account information, and for controlling access to emails between you and us, at all times. We are not responsible for the functionality, privacy, or security measures of any other organization.

3. Your Rights

1. If you are resident in the European Union, in accordance with General Data Protection Regulation, you have the following rights in respect of your personal information that we hold:

• • Access: you are entitled to ask us if we are processing your personal data and, if we are, you can request access to your personal data. This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and certain other information about it;
  • Correction: you are entitled to request that any incomplete or inaccurate personal data we hold about you is corrected;
  • Erasure: you are entitled to ask us to delete or remove personal data in certain circumstances. There are also certain exceptions where we may refuse a request for erasure, for example, where the personal data is required for compliance with law or in connection with claims;
  • Restriction: you are entitled to ask us to suspend the processing of certain of your personal data about you, for example, if you want us to establish its accuracy or the reason for processing it;
  • Portability: you have the right, in certain circumstances, to receive a copy of the personal information you have provided to us in a structured, commonly used, machine-readable format that supports re-use, or to request the transfer of your personal data to another person;
  • Objection: where we are processing your personal data based on a legitimate interest (or those of a third party), you may challenge this. However, we may be entitled to continue processing your information. You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes;
  • Automated decisions: you may contest any automated decision made about you where this has a legal or similar significant effect and ask for it to be reconsidered;
  • Consent: where we are processing personal data with consent, you can withdraw your consent.

Residents in other jurisdictions may have similar rights to the above. If you want to exercise any of these rights, please contact contact@coens.io.

You also have a right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in a member state in the European Union where you are habitually resident or where an alleged infringement of Data Protection law has taken place.

4. Third-Party Applications, Websites, And Services

1. We are not responsible for the practices employed by any applications, websites, or services linked to or from our Platform, including the information or content contained within them. Please remember that when you use a link to go from our Platform to another application, website, or service, the Privacy Policy does not apply to those third-party applications, websites, or services.

2. Your browsing and interaction on any third-party application, website, or service, including those that have a link on our Platforms, are subject to that third party’s own rules and policies. In addition, you agree that we are not responsible and do not have control over any third parties that you authorize to access your account.

3. If you are using a third-party app, website, or service and you allow them to access your account you do so at your own risk.

5. How Long Do We Keep Your Data?

1. We generally keep your information only as long as needed to provide the services on our Platform. We will retain your information as necessary to comply with legal, accounting, or regulatory requirements. The retention period for test-taker data that is available to customers (e.g. name, email address, and test scores) is 1 year. Webcam pictures taken as an anti-cheating measure are retained for 6 months. Video recordings of test-takers answering custom questions are retained for a year.

6. Where Will Your Information Be Held?

1. Your information will be held on servers in European Economic Area. We will take steps to protect your information in line with locally applicable data protection requirements.

Your information may be transferred to, and maintained on computers located outside of your state, province, country, or other governmental jurisdiction where the data protection laws may differ from those in your jurisdiction. If you are located outside the European Economic Area and choose to provide information to us, please note that we transfer the information to the European Economic Area. Your consent to this Privacy Policy followed by your submission of personal data represents your agreement to that transfer.

A) Cookies

1. 1. Cookies are small text files that are placed on your computer by websites that you visit. They are widely used in order to make websites work, or work more efficiently, as well as to provide information to the owners of the site. See below for details on what information is collected by cookies and how we use that information.
      
      
   2. COENSIOuses cookies to gain a better understanding of how visitors use this website. Cookies help us tailor COENSIO Website to your personal needs, to improve their user-friendliness, gain customer satisfaction feedback on our websites (through designated partners) and to communicate to you elsewhere on the web. To enable this, some cookies are applied when you enter our site.
      
      
   3. COENSIOkeeps all the information collected from cookies in a format that is not personally identifiable. COENSIO cookies located on your computer do not retain your name or your IP address.
      
      
   4. The following types of cookies are used on COENSIO Website.

B) Necessary Cookies

These are cookies that are strictly necessary for the operation of a website. Without these cookies, this website won’t work properly. Accordingly, we are not asking you for your specific consent for those cookies. For all other cookies, your informed consent is required.

1. Session Cookies

Session cookies are temporary cookie files which are erased when you close your browser. When you restart your browser and go back to the site that created that cookie, the website will treat you as a new visitor.

2. Functional Cookies

These are cookies that are set up to improve the functionality of the website. For example, cookies that remember the content you previously viewed on this website or the email address and password you provided when registering during an earlier visit to this website. Using Functional cookies may allow us to serve you content tailored to your interests and save you the time of having to re-register or re-enter information when you re-visit this website or try to access certain subscription-only sections. We may also use Cookies to lockout underage users from certain activities.